Az jól ismert tény, hogy a CRM (ügyfélkapcsolat-kezelő) rendszer az egyik leghasznosabb eszköz, amit vállalkozásodban alkalmazhatsz. Azáltal, hogy optimalizálja az ügyfelekkel való kapcsolatfelvételt és kapcsolattartást, kezeli a feladatokat és irányítja értékesítési csapatot, a CRM segíthet növelni az értékesítés hatékonyságát és a eredményességét. Bár az gyorsan belátható, hogy miért jó számotokra egy CRM, de azt sokkal nehezebb kideríteni, milyen funkciókra is lesz szükségetek és melyik a legjobb választás. Ebben a cikkben arról fogunk beszélni, milyen CRM rendszert érdemes választanod.
Mi az a felhőalapú CRM rendszer?
A felhőalapú CRM szoftverek az ún. felhőben (cloud) tárolják az összes adatukat, szemben a lokálisan (on-premise) telepítendő rendszerekkel, amelyek a vállalkozás saját szerverein helyezkednek el. A felhőalapú szoftver sokkal kényelmesebb megoldás a könnyebb elérhetőség, alacsonyabb költség és nagyobb rugalmasság miatt.
Az on-premise CRM rendszerekhez egy vállalkozásnak saját szerverén kell elhelyeznie a rendszert. Ez költséges lehet, és több munkaerőt igényel a rendszer karbantartásához és frissítéséhez. A felhőalapú CRM esetében vállalkozásod adataihoz bármely felhasználó, bárhonnan hozzáférhet, bármelyik eszközéről, ami rendelkezik internetkapcsolattal. Ez sokkal kényelmesebbé és költséghatékonyabbá teszi az ügyfelekkel való kapcsolatfelvételt és az értékesítési folyamatok kezelését.
A felhőalapú CRM kulcsfontosságú előnyei:
1. Könnyen bevezethető és karbantartható
Nincs szükség saját szerverre, bonyolult telepítésre és szoftverkarbantartásra. Csak be kell jelentkezned az interneten, és máris hozzáférhetsz a CRM rendszerhez. Nincs szükség drága hardverre vagy informatikai szakemberre a rendszer karbantartásához, mivel minden a felhőben történik a szoftver fejlesztői által.
2. Rugalmas hozzáférés
Mivel nem mindig vagytok az irodában, amikor szükség lenne egy fontos üzleti információra, jól jön ha bárhol hozzáférhettek a CRM rendszer adataihoz. A felhőalapú szoftverek zökkenőmentes hozzáférést biztosítanak bármely internetkapcsolattal rendelkező eszközről. Az összes felhasználó számára elérhetővé teszi a frissített információkat, bármikor, bárhol, ahol csak szükségük van rá, valós időben.
3. Könnyen kezelhető
Sokunk számára ijesztő lehet egy új, ismeretlen rendszer használata, de a legtöbb felhőalapú CRM szolgáltató arra törekszik, hogy a szoftvert minél inkább felhasználóbarátabbá tegye, így szinte bárki azonnal elkezdhesse használni. Ezen kívül kiemelt figyelmet fordítanak a tudásbázis építésére, tutorial anyagok készítésére, workshopok szervezésére és személyes oktatásra is.
4. Megfizethető és skálázható
A felhőalapú CRM rendszerek olcsóbbak az on-premise lehetőségeknél, különösen kisebb vállalkozások számára. Az informatikai háttér és munkaerő biztosítása és a folyamatos karbantartása könnyen túllépheti a legtöbb KKV költségkeretét. Így amellett, hogy a mai technológiai lehetőségek mellett nem hatékony egyben elérhetetlen is lenne számukra.
A cloud szoftverek esetében általában csak havi vagy éves díjat kell fizetni a funkciók és/vagy a felhasználók számának függvényében. Emellett minden karbantartást és frissítést a szolgáltató intéz. Ráadásul a felhőalapú CRM rendszerek skálázhatóak, így csak azért fizetsz, amit valóban használtok. Az előfizetéseket a rendszert használó felhasználók száma, feliratkozók mennyisége és/vagy a funkciók szerint lehet folyamatosan fejleszteni, bővíteni.
5. Biztonság
Sok cég egyik fő aggodalma a biztonság. A legtöbb felhőalapú CRM megoldás elsődleges prioritásként kezeli a biztonságot, és minden szükséges lépést megtesz annak érdekében, hogy az ügyfelek adatai biztonságban legyenek. A tárolt adatok folyamatos biztonsági mentéseket kapnak, így az adatvesztéssel kapcsolatos kockázatok minimálisak a szolgáltató az esetek döntő többségében hiba esetén is segíteni tud helyreállítani az adatokat ellentétben az on-premise CRM szoftverekkel.
6. Megbízhatóság
A felhőalapú rendszerek egyben megbízhatóbbak is. Az on-premise szoftverek esetében mindig fennáll a rendszerhiba kockázata, mert sokkal nagyobb erőforrásokra van szükség, a kockázatokat minimálisra csökkentő informatikai hátteret biztosítani. Ezek sokszor visszafordíthatatlan pénzügyi katasztrófát okozhatnak, különösen kisvállalkozások esetében. A felhőben tárolt CRMek esetében az összes adatról folyamatos biztonsági másolat készül, a felhasználói tevékenységek visszakereshetőek, a végzetes rendszerösszeomlás kockázata minimális.
7. Rugalmasság
Minden vállalkozásnak más igényei vannak, és olyan CRM-re van szükség, amelyek minél inkább testreszabható számukra. A személyreszabás nagyon költséges lenne a vállalkozás specifikus igényeihez egy on-premise rendszer esetében. A felhőalapú rendszerek rugalmasabbak, általában modulárisak és többféle funkciókat kínálnak, így lehetőség van a vállalkozásodat leginkább támogató rendszer felépítésére. Ezen kívül a legtöbb szolgáltató fogadja az ügyfelek visszajelzéseit és fejlesztési javaslatait, amik alapján új funkciókat vezetnek be. Ezeket a frissítéseket akár ingyen is elérhetővé teszik vagy további előfizetési díjért cserébe.
8. Adatintegráció
Tekintettel arra, hogy vállalkozásodban már biztosan használtok egyéb szoftvereket fontos szempont, hogy a CRM rendszer képes legyen az adatok integrálására és információk cseréjére más platformokkal. Létfontosságú, hogy képes legyen dokumentumokat küldeni és menteni, kezelni az ügyfeleket, hozzáférni az e-mailekhez, és kezelni a naptárát a CRM-en belül. A legtöbb felhőalapú CRM megoldás sok külső szoftverrel előre kiépített integrációkkal rendelkezik vagy fejlesztői segítséggel webhookon vagy API-n keresztül a legegyedibb igények is megvalósíthatóak.
Manapság egy CRM implementálása és karbantartása sokkal egyszerűbb az cloud-base szoftverek elérhetősége miatt. Az adatok kezelése egy felhőalapú CRM-ben a legjobb választás a legtöbb vállalkozás számára, különösen a kisebb vállalkozások számára.
