A technológia megjelenésével és fejlődésével könnyebbé vált számunkra az információhoz való hozzáférés. A digitizáció (magyarosan digitalizálás) lehetővé tette számunkra, hogy egyetlen kattintással rengeteg információhoz és tudáshoz férjünk hozzá. Ez olyasmi, amire korábban esélyünk sem volt. Ma már szinte bármit megtehetünk a telefonunk és a számítógépünk segítségével, kezdve a taxi foglalástól az ételrendelésig vagy akár új készségek gyors elsajátításáig. Ennek a rohamos fejlődésnek kétségtelen, hogy magánéleti szempontból vannak árnyoldalai, de vállalkozásunk fejlődésére egyértelműen pozitív hatással van.
*Ebben a cikkben a digitizáció szót fogom használni a fogalmak könnyebb megkülönböztethetősége miatt, de magyarul a digitalizálás is elfogadott szóhasználat.
A digitizáció és a digitalizáció között mondhatni csak néhány betű különbség van, azonban ez sajnos nem ilyen egyszerű. A két fogalom közötti legfontosabb különbségek megértése kritikus fontosságú üzleti stratégiád kialakításakor. Az alábbiakban átnézzük, hogy mi a különbség a digitizáció és a digitalizáció között, ezután elővesszük még a digitális transzformáció fogalmát is.
A DIGITIZÁCIÓ nem más, mint az információ fizikai, analóg formából digitális változatba történő átalakítása és annak tárolásának, kódolásának módja. Míg a DIGITALIZÁCIÓ azt jelenti, hogy átállítjuk a digitális technológiák használatára az eddigi analóg vagy offline rendszereket. Dióhéjban a digitizáció az információra, míg a digitalizáció a folyamatokra vonatkoztatható. A digitizáció és a digitalizáció kéz a kézben járnak annak érdekében, hogy a szervezeteket digitálisan fejlett vállalkozássá alakítsák át, ami nagyobb agilitást, hatékonyságot és teljesítménynövekedést tesz lehetővé, azonban fontos mégis elkülöníteni őket, mert más-más erőforrásokat, megközelítéseket és eszközöket igényelnek.
Nézzük meg kicsit részletesebben, mit is jelentenek ezek a kifejezések, mik a különbségek és miért létfontosságú mindkettő használata és megértése a vállalkozásod jövőbeli sikerének szempontjából!
| DIGITIZÁCIÓ (Digitalizálás) | DIGITALIZÁCIÓ | |
|---|---|---|
| Meghatározás: | Analóg adatok átalakítása digitálisra. | Technológiai (digitális) megoldások felhasználása a vállalati folyamatok javítására. |
| Mihez kapcsolódik? | Információhoz. | Üzleti folyamatokhoz. |
| Példák: | – Papír számla scannelése és átalakítása PDF-re. – Fénykép scannelése és átalakítása JPG-re. – VHS videó átalakítása MP4-re. – Papír alapú térkép digitalizálása. – Papír dokumentum beolvasása OCR-el. – Kézírással írt dokumentum beolvasása. | – Üzenet küldése e-mailben levél helyett. – Chatelés valakivel valós időben telefonálás helyett. – Meeting valakivel konferenciahíváson keresztül személyes találkozó helyett. |
| Előnyök: | – Gyorsabb, könnyebb hozzáférés az információkhoz – Csökkenő tárolási költségek, kisebb fizikai helyigény. – Hozzáférés a múltbéli adatokhoz. | – Hatékonyság és termelékenység javítása. – Jobb átláthatóság – Hatékonyabb és gyorsabb döntéshozatal. – Magasabb ügyfélélmény. |
| Eszközök: | – Scanner – Digitális fényképezőgép – Online űrlap – OCR szoftver | – CRM szoftver – ERP szoftver – Videó konferencia szoftver – RPA szoftver |
Digitizáció – Az adatok digitális formátumba történő átalakítása.
A digitizáció alapvetően az analóg információk, például dokumentumok, hangok vagy fényképek digitális formátumba történő alakítása, ami számítógépeken, mobiltelefonokon és más digitális eszközökön tárolható és elérhető. Talán az általad is személyesen ismert példák közé sorolható a bakelit lemezről mp3 fájllá való átalakítás, vagy egy VHS szalagról való mp4 vagy avi formátumba konvertálás. Az üzleti életben a digitizáció magában foglalhatja a régi dokumentumok PDF-be scannelését, a nyomtatott fényképek képi fájlokká alakítását vagy a nyomtatott jelentések, kimutatások digitálisan elemezhető input adatokká történő átalakítását.
Egyes digitizációs projektek magukba foglalhatják az üzleti nyilvántartások és információk több éves visszamenőleges átnézését és digitális formába történő átalakítását a könnyebb nyilvántartás és megoszthatóság érdekében. Emellett az analóg tartalmak megsemmisülés vagy állagromlás esetén szintén sokkal nehezebben vagy egyáltalán nem hozhatóak helyre. Több évnyi mappába iktatott könyvelésből is ritkán van biztonsági másolat egy másik szobában vagy épületben…
Célja, hogy az információ könnyebben hozzáférhetővé, tárolhatóvá, karbantarthatóvá és megoszthatóvá váljon. A szervezetek csak a digitizáció segítségével növelhetik üzleti működésük hatékonyságát és később arra építve automatizálhatják mindennapi tevékenységeiket. Az információk digitizációja sajnos munkaidő igényes folyamat és manuális munkát igényel, azonban ez az egyetlen módja annak, hogy megóvja legfontosabb dokumentumait és később inputját képezhesse a digitális fejlesztési folyamatainak.
Digitalizáció – Üzleti folyamatok digitális átalakítása
Az általános megegyezés szerint a digitalizálás folyamatok, tevékenységek átalakítására utal. Mivel minden üzleti folyamat és interakció valamilyen módon embereket is érint, talán pontosabb úgy definiálni, hogy a digitalizáció ezeknek az üzleti tevékenységeknek, folyamatoknak a digitális technológiák köré történő átszervezését jelenti. A digitalizáció magába foglalja a régi üzleti modellek új technológiákhoz való adaptálásának folyamatát és a technológiában rejlő lehetőségek kiaknázását az okosabb üzleti döntések meghozatalának érdekében. Ezek a folyamatok nem feltétlenül teljesen digitálisak, hanem a korábbinál nagyobb mértékben támaszkodnak digitális megoldásokra. Ilyen például a postai úton történő levélküldésről e-mail használatra való áttérés, vagy a személyes meetingekről történő videó-konferencia szoftverek használatára való átállás.
A szervezetek a digitalizáció eredményeként hatékonyabban működhetnek, költségeket takaríthatnak meg, növelhetik a termelékenységüket, miközben csökkentik a kiadásokat. Inkább javítja, mint lecseréli a meglévő üzleti folyamatokat, ezért nyugodtan lehet lépésről lépésre – területről területre haladva fokozatosan fejleszteni cégünk digitalizációs szintjét.
A vállalkozások digitalizációja egy folyamatos feladat, nem pedig egy egyszeri projekt munka, mivel mindig új technológiák jelennek meg, amelyek lehetővé teszik a folyamatok további fejlesztését.
Digitalizáció egy vállalkozás életében
Egy vállalkozás digitizációjának eredményeképpen bizonyos mértékű digitalizáció is bekövetkezik egyszerűen azért, mert a korábban nem digitális formában tárolt információkat a folyamatok frissítése során már digitális formában rögzítik, így a két fogalom szorosan összefügg.
A digitalizálás eredményeként létrejövő digitális vállalkozás általában a digitális és fizikai tevékenységek integrált keveréke. Az üzleti tevékenységek egy része a digitalizáció eredményeként automatizálható, mint például a gyártósorok vagy a berendezések felügyelete, míg mások továbbra is emberi közreműködést igényelnek, de nagyobb mértékben támaszkodva a digitális technológiára, mint például az online chat applikációk vagy a közösségi médián keresztüli marketing tevékenység.
A digitalizáció valószínűleg a kollégák átképzését, továbbképzését is szükségessé teszi, akár az új technológiák, folyamatok bevezetése és használata, akár új munkakörbe való átcsoportosítás miatt.
Végső soron a digitalizáció olyan vállalkozást hoz létre, aminek a középpontjában a digitális és IT megoldások állnak, de elengedhetetlen részét képezik a kreatív és magas digitális kompetenciával rendelkező vezetők és kollégák. A digitalizációtól sokan félnek, mert úgy hiszik, hogy az emberi munkát feleslegesség teszik és elbocsájtásokhoz vezet, de az eddigi tapasztalatokból az látszik, hogy ez nem így van. Nincs szükség feltétlenül kevesebb munkaerőre, de az biztos, hogy meg kell újulni és új tudást, kompetenciákat kell elsajátítani ahhoz, hogy a digitalizáció korában is hasznos tagja tudjunk lenni a vállalkozásoknak.
A digitalizáció előnyei
A digitalizáció hozzájárulhat az üzleti modellek, stratégiák megváltozásához, mivel az új technológiák olyan üzleti módszerekhez biztosítanak hozzáférést, amelyek korábban nem léteztek, vagy nem voltak elérhetők. A digitalizált vállalkozások többletbevételt is generálhatnak azáltal, hogy ügyfeleiknek többletértéket nyújtanak, valamint új lehetőségekhez és piacokhoz férnek hozzá.
A hatékonyságnövekedés az üzleti digitalizáció másik kulcsfontosságú előnye, az erőforrások jobb kihasználásához és nagyobb nyereséghez vezet. A valós idejű adatrögzítés és jelentési lehetőségeknek köszönhetően a szervezet jobb átláthatóságát is lehetővé teszi és az adatok minőségének javulása révén az üzleti döntések gyorsabban és pontosabban hozhatók meg.
Hogy jön ide a digitális transzformáció?
Bár az üzleti vezetők gyakran használják a digitalizáció kifejezést a digitális transzformációra és a digitalizációra egyaránt, a kettő nem felcserélhető. A vállalkozás digitális fejlesztésének magasabb szintjére utal, ahol stratégiai döntéseket hoznak a digitális technológiák által nyújtott összes lehetőség kihasználásának érdekében, valamint a vállalati kultúra megváltoztatását is szükségessé teszi. A digitális transzformáció egy olyan átfogó keretrendszer, amely segít a vállalkozásnak az új technológiákra való reagálásban, a teljesítmény és a hatékonyság javítása érdekében. A digitális transzformáció az ügyfélélményre is hatással van, az ügyfelek jobb megértése és a velük való interakciók szélesebb körű lehetőségei által.
Más szóval a digitális transzformáció az üzleti tevékenység minden aspektusára kiterjed, függetlenül attól, hogy milyen típusú vagy mennyire digitalizált vállalkozásról van szó. A digitális transzformáció segíthet a vállalkozásoknak új területek felé terjeszkedni, új termékeket bevezetni és új ügyfeleket szerezni. Lehetővé teszi a működés során begyűjtött adatokat döntésekké alakítani. A digitális transzformáció egy folyamat, nem pedig egy egyszeri tevékenység, amit kötelezően le kell tudnunk.